Impacto dos eventos do eSOCIAL no SESMT da empresa

SPED ESOCIAL E A SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO

Por Ricardo Donner

O foco deste segundo artigo será a análise do impacto do eSOCIAL (nova obrigatoriedade da Receita Federal do Brasil – RFB) no SESMT das empresas.

Primeiramente devemos considerar o SESMT como parte integrante dos processos operacionais da empresa, caso o mesmo não esteja ainda informatizado, o eSOCIAL é uma oportunidade para que isso aconteça.

A chegada do eSOCIAL tornará ainda mais importante a integração dos processos de SST dentro dos processos gerais da empresa, inclusive em relação aos Recursos Humanos e Tributário, dada a nova exigência da RFB.

Isto significa na prática que diversos processos deverão ser revisados, visando possibilitar o envio de informações com qualidade e em tempo hábil.

Para atender o eSOCIAL, a RFB divulgou uma lista de 45 eventos Trabalhistas e Previdenciários.

Na lista de eventos obrigatórios, 11 são eventos específicos de SST, sendo que dois deles complementam o processo admissional de novos funcionários.

Eventos específicos de SST:

•         S-2260 – Comunicação de Acidente de Trabalho

•         S-2280 – Atestado de Saúde Ocupacional

•         S-2320 – Afastamento Temporário

•         S-2325 – Alteração do Motivo do Afastamento

•         S-2330 – Retorno do Afastamento

•         S-2340 – Estabilidade – Início

•         S-2345 – Estabilidade – Término

•         S-2360 – Condição Diferenciada de Trabalho – Início (Exposição Riscos)

•         S-2365 – Condição Diferenciada de Trabalho – Término (Exposição Riscos)

Eventos Complementares:

•         S-2100 – Evento Cadastramento Inicial do Vínculo (referência ao ASO)

•         S-2200 – Evento Admissão – ASO

Para exemplificar, vamos analisar o evento de envio de ASO para o eSOCIAL, Evento S-2280.

Para a empresa poder enviar os dados de ASO´S dos funcionários para a RFB, deverá ser revisado o processo de emissão do mesmo, considerando a emissão direta por parte do ambulatório próprio ou a emissão de ASO por parte de Prestadores de Serviços que deverão enviar os dados para o controle unificado da empresa. A empresa será responsável pelo envio para a RFB.

Os dados dos funcionários deverão ser consolidados num único local visando permitir o envio de dados provenientes de uma única fonte; ao mesmo tempo, a empresa deverá revisar o processo de convocação para Exames Periódicos, considerando que a RFB introduziu uma importante modificação: será necessário avisar quando o exame não for feito por falta de comparecimento do funcionário convocado!

Isto obrigará a empresa a criar nova rotina de aviso de falta de Periódico.

Numa simulação hipotética para uma empresa de 1000 funcionários, na média será necessário o envio de 100 ASOs por mês para o eSOCIAL (considerando a entrada de novos funcionários contratados ou a demissão de funcionários).

A RFB não solicita os dados históricos anteriores. No entanto, o controle de convocação deverá garantir que nesse próximo ano todos os ASO´s sejam enviados, sendo, portanto, necessário possuir dados do último ASO do funcionário e fazer um levantamento daqueles funcionários que não estão com o periódico em dia.

O exemplo acima serve para dimensionar o esforço apenas para 1 evento considerado.

Agora cabe a seguinte pergunta: bastaria digitar os dados numa tela ou planilha e transmitir o evento para a RFB?

Esta alternativa tem riscos. Os dados deverão ser enviados como consequência de um processo e não como consequência de uma simples digitação.

Comparando com o processo de emissão de contracheque do salário do funcionário, os dados serão enviados para a RFB como consequência da emissão  do mesmo e não de  digitação manual; desta maneira, o dado permanece íntegro e evita-se  possíveis inconsistências.

O mesmo princípio se aplica ao envio de dados do ASO: eles deverão ser consequência da informatização do processo e não apenas digitados a partir de uma transcrição em papel.

O exemplo acima se aplica às empresas com média de 500 funcionários e que possuam SESMT.

Pequenas empresas com número menor de funcionários ou sem SESMT próprio poderão optar por organizar o processo de diversas outras maneiras. Mas este não é nosso foco desta análise.

Para empresas com SESMT, seguem as seguintes “dicas” para organizar o processo:

1-      Revise seu processo atual de emissão de ASOs; cheque quantos deles são feitos internamente e quantos externamente;

2-      Alinhe com eventuais prestadores de serviços como os dados serão enviados à empresa, e garanta que os mesmos cheguem com todas as informações necessárias, inclusive CRM do MÉDICO e CPF do funcionário;

3-      Revise sua rotina de convocação para exames periódicos;

4-      Crie uma nova rotina para os funcionários que não comparecerem alinhando com o Departamento de RH a comunicação adequada da nova obrigatoriedade por parte do eSOCIAL;

5-      Revise os restantes eventos acima citados e seu processo atual;

6-      Levante todos os PPRAs da empresa, visando mantê-los num único local como fonte de consulta das informações de exposição de RISCOS dos funcionários, lembrando que o novo nome que a RFB deu para isto é CONDIÇÃO DIFERENCIADA DE TRABALHO (eventos S-2360 e S-2365);

7-      Crie uma rotina de emissão de PPP automática, evitando a geração manual: uma rotina rápida e automática de emissão de PPP garantirá posterior facilidade para atender a maior parte dos eventos do eSOCIAL e por outro lado, os dados do PPP deverão ser compatíveis com os dados enviados a RFB;

8-      Participe dos grupos ou comitês formados na empresa para atender o eSOCIAL. Esta participação garantirá que a empresa tenha consciência que os processos e dados de SST não são os mesmos que os dados da Folha.

 

DADOS E PROCESSOS DE SST: VOLUMES E QUALIDADE

Num levantamento por amostragem realizado junto a aproximadamente 30 empresas  (vários CNPJs por empresas), todas elas com SESMT e com controle informatizado implantado, foram verificados os seguintes números que poderão servir de BASE para estimativas de quantidade de dados na sua própria organização empresarial.

Amostra considerada: aproximadamente 250.000 funcionários ativos e anos 2008 a 2012 (5 anos).

FUNCIONÁRIOS ATIVOS   257835     FATOR
ASOS   520760  202%
EXAMES 2421452  465%
OCORRÊNCIAS     15131     6%
ABSENTEÍSMOS   732824  284%
PPP     39808    15%
ENTREGA DE EPI   696276   270%

Os números acima nos permitem chegar a seguinte estimativa de quantidades:

Empresa EXEMPLO considerada: 1000 funcionários e com SESMT próprio.

ESTIMATIVA PARA: Empresa de 1000 Funcionários              Fator
1 ano  5 anos
ASOS 2020  10099                2,02
EXAMES 9391  46957                9,39
OCORRÊNCIAS 59      293                0,06
ABSENTEÍSMOS 2842  14211                2,84
PPP 154      772                0,15
Entregas de EPI 2700  13502                 2,70
TOTAL x ANO 17167  85835  Fator 5 anos: 86

Podemos, portanto, considerar (apenas como estimativa) para os 9 eventos específicos de SST  um multiplicador de 17 vezes  para o 1º  ano  e 86 vezes  para 5 anos acumulados.

Multiplicando a quantidade acima pelo número de funcionários da empresa teremos a quantidade estimada de registros a considerar para serem enviados anualmente para a RFB.

Quando consultado, o profissional de SST pode utilizar como argumento, visando viabilizar um projeto de informatização, o grande VOLUME de dados a serem manipulados.

Além da questão do volume, precisamos considerar a necessidade da qualidade nos dados processados, o que certamente não acontecerá com dupla digitação de dados de SST.

Ou seja, Volume e Qualidade são essenciais para a definição de como organizar os dados para envio para a RFB.

 

GESTÃO DE SST NAS EMPRESAS E AS INFORMAÇÕES DO ESOCIAL

Para os 11 eventos citados, temos um total de mais de 100 tipos de dados de SST que estão sendo solicitados, que permitirão a RFB obter diversas informações.

Por exemplo:

–  Tipos de exposição a riscos dos funcionários

– Percentual de Exames Periódicos Aptos (ou inaptos) em relação ao total de funcionários

– Absenteísmos e respectivos motivos

Etc., etc.

Os dados acima, segmentados por CNAE, Estado, Porte da empresa etc.

Numa primeira análise, a partir do momento que a base de dados do eSOCIAL estiver “populada”, o Estado terá a possibilidade de fazer a Gestão de SST com números muito mais precisos e completos que os atuais, assim como realizar diversos cruzamentos de informações.

Num recente evento realizado com a participação de representante da RFB, um dos assistentes perguntou: Qual será a multa do eSOCIAL?

O representante da RFB respondeu que a multa do eSOCIAL será a do respectivo evento que estará sendo controlado de acordo com as leis e portarias atuais do MTE, MPS, RFB etc.

Podemos inferir então que a partir da implantação do eSOCIAL as relações Fiscalização/SST estarão sendo mudadas. Já não será mais o risco de fiscalização que poderá pautar as ações, senão o risco do próprio envio de informações que poderão ter como consequência conclusões da RFB em relação à própria situação de Prevenção da empresa.

Por outro lado, para o profissional de SST, a qualidade e tipo de informações a serem transmitidas para o eSOCIAL, permitirá a posse de importantes  informações visando fazer  gestão dentro do SESMT.

O próprio banco de dados original a ser usado para a geração dos dados terá esse atrativo e chamariz adicional: basta usá-lo em beneficio da prevenção dentro da empresa!

Ter um banco de dados único de SST será apenas possível tendo um software integrado implantado no SESMT da empresa.

A chegada do eSOCIAL será um divisor de águas para o setor de SST e também para o profissional do SESMT da empresa.

O profissional de SST deverá ficar atento não apenas à fiscalização (como atualmente) senão ao próprio Processamento das informações por parte da RFB, a partir da qual a mesma poderá contatar eletronicamente qualquer empresa que considerar adequado.

É importante enxergar a obrigatoriedade do eSOCIAL não apenas como um problema, e sim como uma oportunidadepara rever os processos do SESMT e viabilizar investimentos visando à informatização da área de SST da empresa.

 

Ricardo Donner é presidente da Nexo CS.
rdonner@nexocs.com e www.nexocs.com.br